Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
I. GİRİŞ
1.1. Politikanın Amacı
Anayasa’nın “Özel Hayatın Gizliliği” başlıklı 20. maddesi ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun (“Kanun”) ve yürürlükte bulunan yönetmelik ve tebliğ hükümleri uyarınca taşıyıcı firma tarafından elde edilen kişisel verilerin işlenmesi, veri sahiplerinin (çalışan, çalışan adayları, müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler, hissedarlar/ortaklar, şirket yetkilileri, ziyaretçiler, iş ortakları ve diğer üçüncü kişilerin) başta özel hayatın gizliliği olmak üzere temel hak ve özgürlüklerinin korunması ve kişisel verileri işleyen veri sorumlusunun hukuka uygun olarak veri işleme faaliyetini gerçekleştirmesi, elde edilen kişisel verilerin korunması, saklanması ve gerektiğinde imha edilmesine dair esasların belirlenmesi bu Politika’nın amacını oluşturmaktadır.
1.2. Politikanın Kapsamı
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilginin kişisel veri olarak Şirket tarafından veri sorumlusu sıfatıyla tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi her türlü işlemin veri işleme faaliyeti olarak kabul edildiğinden hareketle Şirket tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetinin usul ve esaslarının oluşturulması bu Politika’nın kapsamını belirlemektedir.
1.3. Politikanın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması
İşbu Politika, yürürlükte bulunan ilgili mevzuata ve başta 6698 sayılı Kanun olmak üzere, Kurul tarafından yayımlanan yönetmelik, tebliğ, karar ve rehberlerde gösterilen kurallara uygun hazırlanmıştır. Şirket tarafından Politika’nın yayım tarihinden sonra Kanun veya ilgili sair mevzuatta değişiklik olması ve Politika’nın söz konusu değişiklikle uyumsuz hale gelmesi durumunda değiştirilen hüküm ve kurallar uygulama alanı bulacaktır. Kurul tarafından yayımlanan bilumum tebliğ, karar ve rehberler Şirketimiz tarafından takip edilmekte, Politika ile öngörülen kurallar güncel tutulmaktadır.
1.4. Politikanın Yürürlüğü
Politika, Şirket’e ait taşıyıcı firma internet sitesinde ve mobil uygulamada yayımlanmış olup, yayımı tarihinde yürürlüğe girmiştir.
II. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
6698 sayılı Kanun’un 12. maddesine göre veri sorumlusu;
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak
amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür.
Açıklanan nedenlerle Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, 3. kişilere aktarılmasını ve açıklanmasını, yetkisiz erişimlerin ve başkaca yollar ile ortaya çıkan güvenlik eksikliklerini önlemek için güvenlik tedbirlerini uygulamaktadır. Alınan idari ve teknik tedbirlere ilişkin açıklamalar VI. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI İÇİN ALINAN İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER kısmında yer almaktadır.
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Niteliği gereği hassasiyet arz eden ve 3. kişilerin eline geçmesi halinde veri sahibi kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa uğramasına sebep olabilecek veriler Kanun kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak kabul edilmiştir. Özel nitelikli kişisel veriler, kişinin ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerinden oluşmaktadır. Veri sahibi ilgili kişinin açık rızası olmaksızın özel nitelikli kişisel veriler işlenemez.
Şirket tarafından özel nitelikli kişisel verilerin korunması için gerekli tüm tedbirler alınmakta olup bu tür verilerin olabildiğince elde edilmemesi ve işlenmemesi esastır.
III. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi
Kanun’un 4. maddesi uyarınca kişisel verileriniz işlenmesinde uygulanacak ilkeler şunlardır:
• Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma,
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Şirket tarafından elde edilen kişisel veriler, Kanun’da öngörülen istisnalar hariç olmak üzere, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Kişisel verileriniz aşağıda gösterilen hallerde açık rıza olmaksızın işlenebilir:
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
3.3. Açık Rıza Alınması Yükümlülüğünün İstisnaları
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi
Veri işleme şartlarından birisi kanunlarda açıkça öngörülmüş olmasıdır. Kişisel verilerin işlenebileceğine dair kanunlarda yer alan hükümler veri işleme şartı oluşturabilmektedir. Böyle bir durumda ilgili kişinin açık rızasının alınması aranmamaktadır.
b) Fiili imkânsızlık
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olunan hallerde ilgili kişinin kişisel verileri açık rızası alınmaksızın işlenebilmektedir.
c) Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması
Veri sahibi kişinin tarafı olduğu bir sözleşmenin kurulması veya sözleşmenin ifası sürecinde veri işlemenin zorunlu bulunması halinde açık rıza alınmaksızın kişisel verinin işlenmesi gündeme gelebilmektedir.
d) Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi
Veri sorumlusu sıfatıyla Şirketimizin yerine getirmesi gereken hukuki yükümlülüklerin ifası amacıyla açık rıza alınmaksızın kişisel veriler işlenebilmektedir.
e) İlgili kişi tarafından alenileştirilmiş olması
Veri sahibi ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş bulunan kişisel veriler, başka bir deyişle herhangi bir şekilde kamuya açıklanmış olan kişisel veriler açık rıza alınmaksızın işlenebilmektedir. Bu durumda dahi alenileştirilmiş olan kişisel veri amacı dışında kullanıma konu olamaz.
f) Bir hakkın tesisi, kullanılması ve korunması için zorunlu olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olan hallerde ilgili kişinin kişisel verilerinin açık rızası olmaksızın da işlenmesi mümkündür.
g) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması
Kişisel verilerin işlenmesi veri sorumlusu açısından zorunlu bulunup da veri işleme faaliyeti ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeyecek ise açık rıza alınmaksızın kişisel veriler işlenebilir.
Veri sorumlusunun meşru menfaati, gerçekleştirilecek olan işleme sonucunda elde edeceği çıkara ve faydaya yöneliktir. Veri sorumlusunun elde edeceği fayda; meşru, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüğü ile yarışabilecek yeterli düzeyde etkin, belirli ve hâlihazırda mevcut olan bir menfaatine ilişkin olmalıdır. Veri sorumlusunun gerçekleştirdiği güncel aktivitelerle ilişkili ve ona yakın gelecekte fayda sağlayacak bir işlem olması gerekmektedir.
3.4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi Kanun’un 6.maddesine tabi olup ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Bu kapsamda yer alan veriler sınırlı sayıda olup yorum yoluyla genişletilemez.
Özelliği gereği özel nitelikli kişisel veriler, öğrenilmesi halinde ilgili kişinin ayrımcılığa ve mağduriyete uğramasına neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Bu nedenle diğer kişisel verilere göre çok daha sıkı şekilde korunmaları gerekmektedir.
a) Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir.
b) Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilmektedir.
3.5. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi
Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Şirketimizin veri sorumlusu sıfatıyla veya yetkilendirdiği kişilerce, veri sahiplerine bilgilendirme yapılmaktadır. Yapılan bilgilendirmeye dair usul ve esaslar Şirket tarafından yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metinlerinde belirtilmiş olup bilgilendirme özetle aşağıdaki unsurları içermektedir:
• Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• Kanun’un 11. maddesinde gösterildiği üzere ilgili kişinin hakları.
a) Veri sorumlusu ve temsilcisinin kimliği
Kanun’un 10. maddesine göre veri sahiplerinden (müşteriler, iş ortakları, tedarikçiler, hissedarlar, şirket yetkilileri, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişiler) elde edilen kişisel veriler veri sorumlusu sıfatıyla Şirket, taşıyıcı firma tarafından işlenmekte olup ilgili birime ait iletişim taşıyıcı firma e-posta adresi veya taşıyıcı firma web adresinden sağlanabilir.
b) Kişisel verilerin işlenme amaçları
Kişisel verilerin işlenmesi belirli, açık ve meşru amaçlarla gerçekleştirilmekte olup veri sahiplerinin bilgilendirilmesi esasına dayanmaktadır. Elde edilen verilerinizin hangi amaçlarla işlendiği Politika’nın V. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE İŞLEME AMAÇLARI kısmında yer almaktadır.
c) Kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ve aktarılma amaçları
Veri sorumlusunun, veri sahibini aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ve aktarılma amaçları açıkça belirtilmelidir. Kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmaksızın 3.kişilere aktarılamamaktadır. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grupları ve aktarılma amaçları IV. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI kısmında gösterilmiştir.
d) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi
Kanun’un 5 ve 6. maddesine uygun olarak, kişisel veri işleme şartlarından hangisine dayanılarak işlendiğinin veri sorumlusu tarafından açıkça belirtilmesi gerekir. Veri toplama yöntemi ve aracılığı, veri sorumlusunca belirlenmektedir. Kişisel verilerin işlenme şartları, yani hukuka uygunluk halleri, Kanunda (m.5-6) sınırlı sayıda sayılmış olup, bu şartlar genişletilememektedir.
Veri sorumlusu Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin amacının öncelikli olarak açık rıza dışındaki işleme şartlarından birine dayanıp dayanmadığı değerlendirmesi yapılmakta, eğer bu amaç Kanunda belirtilen açık rıza dışındaki şartlardan en az birini karşılamıyorsa, bu durumda veri işleme faaliyetinin devamı için kişinin açık rızasının alınması yoluna gidilmektedir.
IV. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
4.1. Yurt İçi Aktarım
Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın aktarılamaz. Ancak:
• 5 inci maddenin ikinci fıkrasında,
• Yeterli önlemler alınmak kaydıyla, 6 ncı maddenin üçüncü fıkrasında
belirtilen şartlardan birinin bulunması halinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın aktarılabilir.
Buna göre, kanunlarda açıkça öngörülmesi (1), fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin ya da bir başkasının hayatı veya vücut bütünlüğünün korunması için zorunlu olması (2), bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (3), veri sorumlusunun hukuki
yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (4), ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması (5), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (6), ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde ilgili kişiye ait kişisel veriler açık rızası alınmaksızın 3.kişilere aktarılabilecektir.
Aynı zamanda, ilgili kişilere ait özel nitelikli kişisel verilerden sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde; sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi, bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın 3. kişilere aktarılabilecektir.
Şirket tarafından işlenen kişisel verilerinizin aktarıldığı alıcı gruplarına dair bilgiler bu Politika’nın EK 4 – Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları kısmında yer almaktadır.
4.2. Yurt Dışı Aktarım
Kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurt dışına aktarılamaz. Şu kadar ki, Kanun’un 5. maddenin ikinci fıkrası ile 6. maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen şartlardan birinin varlığı ve kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede;
• Yeterli korumanın bulunması,
• Yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurulun izninin bulunması,
kaydıyla ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın yurt dışına aktarılabilir.
V. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE İŞLENME AMAÇLARI
Veri sahibi ilgili kişiler tarafından Şirketimiz tarafından elde edilen veri kategori asyönü ve kişisel verilerin işlenmesinde gözetilen amaçlar her bir ilgili kişi kategorisi için internet sitemizde yer alan aydınlatma metinlerinin ilgili kısımlarında gösterilmiştir.
VI. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI İÇİN ALINAN İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve kişisel verilere erişilmesinin önlenmesi için Şirket tarafından idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
Kişisel veri güvenliğinin sağlanması için Şirket tarafından işlenen tüm kişisel verilerin neler olduğunun, bu verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek risklerin gerçekleşme olasılığının belirlenmesi yoluna gidilmekte; bu riskler belirlenirken kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı (1), mahiyeti gereği hangi derecede gizlilik seviyesi gerektirdiği (2), güvenlik ihlali halinde ilgili kişi bakımından ortaya çıkabilecek zararın niteliği ve niceliği (3) dikkate alınmaktadır.
Bu risklerin tanımlanması ve önceliğinin belirlenmesinden sonra; söz konusu risklerin azaltılması ya da ortadan kaldırılmasına yönelik kontrol ve çözüm alternatifleri; maliyet, uygulanabilirlik ve yararlılık ilkeleri doğrultusunda değerlendirilmeli, gerekli teknik ve idari tedbirler planlanarak uygulamaya konulmaktadır.
6.1. İdari Tedbirler
Kişisel veri güvenliğini zedeleyecek saldırılar ile siber güvenliğe ilişkin, çalışanların sınırlı bilgileri olsa dahi ilk müdahaleyi yapmaları, kişisel veri güvenliğinin sağlanması konusunda büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle veri sorumlusu sıfatıyla iç organizasyonumuzdaki farkındalık ve bilgilendirme çalışmaları gerçekleştirilmektedir.
Çalışanların, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmaması ve paylaşılmaması gibi konular hakkında gerekli eğitimin verilmesi, çalışanlara yönelik farkındalık çalışmaları yapılması ve güvenlik risklerinin belirlenebildiği bir ortam oluşturulması; veri sorumlusu nezdinde çalışan herkesin hangi konumda çalıştığına bakılmaksızın kişisel veri güvenliğine ilişkin rol ve sorumlulukları, görev tanımlarında belirlenmesi ve çalışanların bu konudaki rol ve sorumluluğunun farkında olması sağlanmaktadır.
Öte yandan çalışanların işe alınma süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik anlaşmaları imzalanmakta, çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine uymaması durumunda devreye girecek bir disiplin süreci yürütülmektedir.
Kişisel veri güvenliğine ilişkin uygulanan politika ve prosedürlerde herhangi bir değişiklik olması halinde değişikliğin çalışanlara bildirilmesi ve açıklanması amacıyla eğitimler yapılarak veri güvenliği ve güvenliğe ilişkin tehditler hakkındaki bilgilendirmeler güncel tutulmaktadır.
Kişisel veriler Kanun’un 4.maddesi (b) ve (d) bentleri uyarınca gerektiğinde doğru ve güncel olmalı, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmelidir. Bu kapsamda işlenen veriler, veri işleme faaliyetinde gözetilmesi gereken ilke ve kurallara uygun olarak işlenmekte, işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Şirket tarafından işlenen kişisel verilerin saklama süreleri bu Politika’nın VIII. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI kısmında gösterilmiştir.
Aşağıda yer alan tabloda veri güvenliğinin sağlanması adına alınmakta olan idari önlemlerin özeti verilmiştir:
